Технологиите вече са незаменим инструментариум в работата на всеки офис. Понякога с техника от най-висок клас, а друг път дори с компютри втора ръка, за малките и средни фирми е немислимо да извършват дейността си, без „умни машини“ и в крак с времето.

Безспорно, изборът на IT решения и оборудване зависи от сферата на дейност, в която развивате Вашата организация и потенциалните ползи, които очаквате от тази инвестиция. В някои бизнеси свързаност, проследимост, прозрачност, йерархичност, сигурност са характеристики на работната IT среда, без които практическата дейност е невъзможна.  При други е достатъчно разнородният тип техника, набавян поетапно във времето просто да сработи в цялост, а отделните устройства да могат да „комуникират“ помежду си.

Така или иначе, обхватността на процеса – от обективната необходимост, през закупуване и внедряване до последваща експлоатация и регулярна поддръжка на системата, изисква анализ, който може да Ви спести не просто средства за самото закупуване, но и доста съпътстващи и скрити разходи, за които не сте се досещали. На помощ идва TCO за IT.

Какво представлява TCO за IT?

ТСО (Total Cost Of Ownership) или общата стойност на притежание е събирателно на общите разходи за използване и поддържане на IT инвестиция във времето. Това е и една от най-актуалните и обективни скали за изчисление и планиране на разходите за IT решения и оборудване. При управлението на корпоративните IT системи, TCO се оценява по различни методологии, но целта винаги е да се намалят разходите и да се повиши ефективността.

TCO изчисленията анализират микса от преки разходи (хардуер, софтуер, операции и администриране) и непреки разходи (операции на крайния потребител и престой). Тази стойност включва целия жизнен цикъл от момента на покупката. TCO често се неглижира именно поради неразбиране за това, какво представлява процеса по използване на IT технологии в офиса и съответно какви инвестиции включва.

Мащабът на фирмите е различен и заедно с предмета на дейност очертава неизменна рамка на работната IT среда. В контекста на това, ще разгледаме видовете разходи по категории – база за анализ на Вашата конкретна ситуация и приоритети.

TCO и видове разходи за IT:

Изследвания показват, че базовата цена на компютър обикновено е около 30% от неговия TCO. Най-много се харчи за управление на компютърния парк и за заплати на персонала. Текущите разходи, свързани с мерки за сигурност, актуализации на софтуера, ремонт на компютри и обща поддръжка, формират останалите 70%. Тези разходи са и най-големият дял от TCO и затова си струва да бъдат осъзнати и ефективно контролирани.

В методологията на ТСО е възприето разходите да са групирани в следните направления:

• Разходи за придобиване
• Скрити разходи
• Текущи разходи

Разходи за придобиване:

Въвеждането на нова технология изисква да се направи първоначален анализ  и добро планиране, за да се избере правилната технология и да се имплементира по най-добрия начин, което включва следните основни точки:

Разходи по планиране и дизайн: 

• Да се разгледат текущите и бъдещи нужди, които технологията ще обезпечи 

• Да се разгледа какви са нейните ограничения

• Да се направи проучване за други варианти/ доставчици на решението

• Да се подготви необходимата документация по проекта

• Да се изчисли колко би струвала системата

Разходи по избор на оборудване:

• Софтуер: Това е цената на софтуера, независимо дали е с еднократна, месечна или годишна такса, ваша собственост или на абонамент
• Хардуер: Ако използвате облак, най-вероятно хардуерът не е проблем. Ако обаче решите да изградите собствена инфраструктура,, това определено би било разход, който трябва да вземете предвид.
• Изпълнение: Това е цената за въвеждане в експлоатация и настройка на Вашата нова система към нуждите на Вашия бизнес.
• Персонализиране: Ако се нуждаете от конкретни персонализации, вградени в софтуера, това често е свързано с допълнителни средства за разработчици.
• Потребителски лицензи: Някои системи изискват всеки потребителски лиценз да бъде закупен отделно
• Миграция на данни: Миграцията на данни от текущата система може да бъде неочакван разход, така че попитайте Вашия доставчик какъв е процесът и каква е неговата стойност.
• Обучение: Това е един от най-големите разходи. Вашата система практически е безполезна, ако никой не знае как да я използва правилно. Инвестирането в обучение е едно важните неща, с които увеличавате успеваемостта.
• Интегриране на системи (API) на трети страни: Ако трябва да свържете няколко системи и искате всички те да говорят помежду си, тази разработка ще изисква инвестиция. Разумно е да изберете система с необходимата Ви функционалност или да използвате готови платформи, за да избегнете този вид разходи.

Скрити разходи:

• Намалена производителност: В тази графа попада целият процес по преминаване към новата система, без значение дали сте имали предишна, която надграждате или тепърва започвате да работите с такава. Тук ще добавим и резултата от всички непродуктивни, неоптимизирани процеси. Всяка новост, всяка промяна, изисква адаптация, т.е. време, т.е. е разход.
• Подобрения: Дори и най-добре планираните и персонализирани спрямо Вашите нужди решения и оборудване, ще изискват време за приспособяване на новата технология. Допълнителни покупки или наем на помещение, подготовка на инфраструктурата: резервно захранване, алармена система, вентилация и всичко свързано със сигурността, попадат отново в графата „разходи“.
• Мрежови надстройки: Това е разход, който може да бъде предварително уточнен и договорен с изпълнителя на Вашия проект. В случай, че това не е направено, е скрит разход.
• Застраховка: В определени ситуации е добре да застраховате Вашето ново оборудване. Предвидете разходи за повреда/ кражба и подмяна на оборудването.
• Извеждане от експлоатация: Това са разходи, свързани с изхвърлянето на старото оборудване. Звучи странно, но режимите за извеждане на старото оборудване от експлоатация стават все по-строги от гледна точка на екологосъобразност. Рециклиране, разглобяване и извозване, прекратяване на споразумения, договори и такси за поддръжка – помислете дали имате такава обвързаност.

Оперативни / текущи разходи:

В тази категория попадат разходи, свързани с поддържането на новата технология. Тя е сравнително лесна от гледна точка на прогнозиране.

Системна поддръжка: включва самата поддръжка, включително архивиране, анализ на файловете, преструктуриране на съхранението, сигурност

Надстройки на системата: всяка допълнителна интеграция и настройки на системата, нови потребителски лицензи на новоназначени хора

Потребителски промени: текущи модификации на технологията за справяне с променящите се потребителски изисквания, персонализиране/ допълнения на приложения, промяна на парола, достъп или местоположение

Управление на системата: регулярност на времева база, идентифициране на предстоящи проблеми, оптимизиране на производителността и операциите.

Продължаващо обучение на екипа (и потребителите): административно обучение за нови или модифицирани процеси и функционалности

В тази категория разходи попада още поддръжка на софтуера. Ако имате Ваши сървъри и прилежащ хардуер, добавете цената за тяхната поддръжка и сигурност отново тук.