В статията “TCO (общата стойност на притежание) или тайната на смисленото IT оборудване.” Ви запознахме какво стои зад абревиатурата и какъв е принципът на прилагане на този универсален метод при планиране на инвестиции в IT. Не е тайна, че теорията дава добра база за идеи и размисли, но практиката и опитния поглед могат да им придадат обективен облик, максимално близък до реалността.

За да Ви бъдем максимално полезни, решихме да споделим наблюдения и тенденции от практиката на Geletron, още повече, че усилията ни са насочени предимно към малки и средни компании. Погрешно планираните разходи за IT там могат да доведат до критични или поне силно осезаеми последици.

IT системите изискват непрекъснати грижи, подобрения, промени и ъпгрейди, за да работят с темпото, с което се развиват новите технологии и съвременният бизнес. Тези системи и оборудване имат жизнен цикъл, който е по-кратък от други активи – обикновено между 4 и 10 години, в зависимост от технологията.

• Стационарен и мобилен компютър – 3-4 години
• Сървър – 5-7 години
• Принтер – 5 години
• Мрежово оборудване – 5-7 години
• Мрежови кабели – 20 години
• Телефонна система – 10 години
• UPS и генератор – между 15 и 25 години

Ето няколко примера за TCO:

Пример 1:

Закупувате сървър, който да бъде инсталиран във Вашия офис. На него се инсталира специализиран софтуер и се създава структура от споделени папки, до които служители да имат достъп.

Основните разходи са, за които се сещаме са:

1. • Хардуер
   • Операционна система
   • Специализиран софтуер
   • Труд за първоначалната инсталация

Тук, обаче, възникват основни въпроси, които трябва да решим и без които системата не би работила правилно:

• За да работи хардуерът безпроблемно е необходимо да бъдат осигурени специална среда – отделно помещение, непрекъсваемо токозахранване, стабилна и бърза мрежова връзка, охлаждане и физическа сигурност.
• Операционна система и софтуер – изискват редовна поддръжка и непрекъснато наблюдение, както и да се актуализира софтуера, да се правят промени при нужда, да се осигури добра антивирусна защита.
• Съхранение на данни и база данни – за надеждното съхранение е задължително системата да се архивира редовно и то на няколко места (правило 3-2-1). Това налага наличието на специализиран софтуер и място за съхранение на архивите.
• Ако това е критична система е необходимо да сме помислили и за риска от нейното спиране – как това би се отразило от финансова гледна точна на бизнеса при възникване на инцидент или авария.

Това са разходи, за които може би първоначално не сме помислили, но е задължително да предвидим.

Пример 2:

Приоритизиране на задачите и какво може да ни струва неправилното преразпределение на ресурсите.

Да кажем, че сме наели фирма за IT поддръжка, на която разчитаме да съдейства при възникването на инцидент. Добре е предварително да сме се запознали с времето за реакция, нивото на поддръжка и техните приоритети. Често се случва потребители, които не са добре обучени да работят с дадена система да употребят цялото предвидено време за поддръжка, вместо този ресурс да бъде насочен в по-значими за компанията процеси. Също така, трябва да определим потребителските нива на поддръжка. Вероятно, при проблем, оказването на съдействие на служител на мениджърска позиция е по-важно, отколкото на потребител с по-малки отговорности в компанията.

Пример 3:

Инвестициите в сигурност и защита на системите са ключови звена.

Всяка система има нужда да бъде добре защитена и изградена с високо качество, за да не прекъсва и да не забавя работата на служителите. Спестяването на ресурс може да струва скъпо на компанията, та дори и да е пагубно. Инвестициите за сигурност и защита включват: антивирусна защита, защита на мрежата, системи за архивиране, хранилища, софтуер за криптиране, застраховка и други.

В повечето случаи, за да се определи каква инвестиция да се направи за безпроблемната работа и защита на IT система се взима предвид това, какво би струвало временно прекъсване на целия процес, който обслужва.
Колко ще струва на компанията, ако системата спре да работи за 2 часа, 4 часа или цял ден, докато се възстанови напълно?

Накратко, при изчисляване на TCO на IT инфраструктурата на малка или средно голяма фирма е важно да имате предвид:

• цената на закупеното оборудване (компютри, сървъри, материали за локалната мрежа, комуникационно оборудване, оборудване за резервно копиране, оборудване за непрекъснато електрозахранване и др.). Към тези разходи добавете стойността на услугата по инсталиране и настройка.
• цената на софтуера, който ще използвате – операционни системи, антивирусна защита, приложения, както и разходите за тяхното инсталиране и настройване. Не забравяйте да се поинтересувате и за цената на обновяването на този софтуер!
• разходите за заплащане към хората, които изпълняват поддръжката на хардуера и софтуера
• разходи за ремонт и амортизация – предвидете перо за такива ситуации, като се консултирате с Вашия IT екип или с изпълнителя на услугата
• разходи за помещения за техниката (ако ползвате собствени сървъри) и климатизацията им
• разходи за обучение на IT персонала (и на крайните потребители)
• разходи за комуникации, материали за офис оборудване, електроенергия – интернет, тонери, хартия и др.
• временни разходи, свързани с проблеми в IT инфраструктурата – пробив в сигурността, загуба на данни, сървърни повреди и др.

С този текст се надяваме да се ориентирате по-цялостно за размера на разходите, които планирате да направите, а също и какви изисквания да имате към фирмите, към които се обръщате за консултация и реализация.

Ако имате нужда от цялостно или частично изпълнение на IT проект, екипът на Geletron ще Ви съдейства своевременно.
Потърсете ни на 0882 997 383 или [email protected]