Oнлайн комуникацията все повече улеснява бизнеса. Благодарение на интернет, компании от всякакъв мащаб вече могат да се възползват от висококачествена технология за гласов чат в реално време, споделяне на екрана, видеоконференции и др. Такива приложения промениха начина на работа, позволявайки на колеги от различни точки на света да си сътрудничат и да създават позитивен обмен, така полезен за сплотяването на всеки екип.

За всички тях има едно ключово условие – надеждността. Към това добавяме удобството за потребителя, съотношението цена/ качество, сигурността и лекотата на управление.

Кои са най-популярните решения в помощ на корпоративната работа? Ще Ви споделим няколко ключови моменти, а в изследването със сигурност ще откриете и още.

Комуникация на сигурно

Сред многобройните възможности за фирмена комуникация, предлагани на пазара, електронната поща е ветеран в поддържането на връзка, при това възприемана за официална. Една от причините да се възприема като сигурен източник на информация и хронологичност до секундата е нейния криптиран формат.

Електронната поща е ключов елемент от комуникационния микс и в нашенски условия, бихме допълнили ние. За екипа на Geletron това се оказва особено предизвикателство, когато на работното място се използват едновременно корпоративна и лична електронна поща. В обученията, които са задължителен модул от цялостната ни услуга по сигурност обръщаме особено внимание на работната „уеб хигиена“ в тази посока.

Видеото транслира емоции

В ситуация на изолираност в резултат на COVID-19, смело можем да прибавим уеб конференциите и приложения за бизнес чат (като Zoom, Microsoft Teams), които също осигуряват „безопасна изолираност“ и архив на случилото се. Заслужено имат все по-голям дял в общия микс от комуникационни канали.

Нещо повече, тъй като социалната изолация се очертава като дългосрочна тенденция, видеоконференциите се превърнаха в решение не само за бизнес срещи, но и за социализация на служителите. Видеото транслира не просто картина и звук в реално време – предава емоции, спонтанност, въпреки разстоянията.

Най-добрите услуги за видеоконферентна връзка позволяват на потребителите да споделят своите екрани, отдалечен и споделен достъп до работните пространства, чат чрез текст, обмен на файлове, комуникация чрез бели дъски и дори излъчване на конференции за големи групи пасивни зрители. Разбира се, не бива да бъдат пропуснати минусите, а основният сред тях е рискът от забавяне, накъсване или направо изчезване на връзката поради свръхнатовареност или ненадеждно доставяне на данни.

Zoom, Teams и …да се присъединим

Първа на фокус е водещата по време на пандемията платформа за видеоконференции – Zoom, която в края на март 2020 г. отчита 200 милиона души дневно. Потребителите споделят, че ползват приложението, за да работят, да общуват, да гледат уроци и лекции, да пеят в хорове, да посещават църква, рождени дни и сватби, да запознават бебета, да пренасят последните думи на умиращи хора, да събират семейства за Рамадан и Великден. Безплатното ниво позволява неограничени срещи 1: 1, но ограничава груповите сесии до 40 минути и 100 участници.

Microsoft Teams, наследник на Skype for Business се оказа предпочитан инструмент освен за работа, и за дистанционно обучение по време на първата пандемична вълна. Безплатната му версия предлага индивидуални и групови видео и аудио разговори, споделени файлове (2 GB на потребител и 10 GB на екип) и др. В организации, които използват корпоративна версия на Office 365, Teams се явява просто още една функция. В тази среда администраторите имат достъп до пълен набор от инструменти за управление, сигурност и съответствие. Членовете на екипа могат да споделят файлове (до 1TB на потребител), да планират срещи директно от Outlook, да записват срещи и да аранжират документи, като използват настолните програми на Office и SharePoint Online. Тези платени планове също така поддържат онлайн обучения и уебинари.

За много от нас описаните приложения (и конкурентни като BlueJeans Meetings, GoToMeeting, Zoho Meeting, Cisco WebEx, Join.Me, Google Hangouts Meet, Intermedia AnyMeeting, Slack и др.) са необходимо зло – техническите проблеми, пикселираните лица, изтощително дългите срещи с колеги, са цената, която плащаме за предотвратяване на разпространението на пандемията. Но има и друг тип потребители, много от тях в напреднала възраст или с увреждания, на които такива приложения са помогнали да бъдат по-общителни отреди.

Игра на счупен телефон

Всъщност, макар и принудени покрай пандемията бързо да придобият умения за виртуално общуване, служителите се оказват малко объркани от толкова много и разнообразни възможности за комуникация. Наличието на изобилие обикновено е нещо добро, но разпростирането на задачите през множество приложения и доставчици може да доведе до объркване на крайния потребител на работното място.

Затова, вместо да се занимават с фрагменти от различни комуникационни продукти, много фирми предпочитат решение в един пакет. Това безспорно създава удобство и за IT специалистите в съответната компания. Потвърждаваме го и ние.

Комуникационните канали – проблем за сигурността

Въпреки наличието на ограничение в достъпа до редица приложения от работното място, широко разпространена тенденция е служителите да посягат към познати приложения, каквито са свикнали да използват у дома. Разбира се, това намалява степента на проследимост и след подобни волности информационните „течове“ често са налице. Освен това, понякога служителите изпращат със служебни цели текстови SMS чрез личните си мобилни телефони, което подлага на изпитание сигурността на чувствителните бизнес комуникации. Ето защо, организациите осъзнато се насочват към защитени комуникационни платформи с криптирани канали за съобщения. И не само това. Инвестирането в обучения на служителите е базовото изискване, без което нито една политика по сигурност не би била приложима.

Решения, не панацея

Филтрирането на интернет съдържание в офиса е практика, която подпомага производителността и по-добрата концентрация на служителите върху работата и същевременно е инструмент за намаляване на рисковете за сигурността. Разбира се, в баланса между поддържане на уютна, но и безoпазна онлайн корпоративна среда, не е възможно да се изолират всички потенциално рискови сайтове. Добрата новина е, че с технологиите за уеб филтриране IТ отделите могат да предоставят определени разрешения на селективна база, за да намалят допълнително риска. Така например, маркетинг отделите имат различни нужди спрямо правните отдели, което предпоставя и различна политика на филтриране. Тези, които имат повече „привилегии“ на достъп в мрежата, получават повече обучения и носят повече отговорности.

Многопластовото филтриране е цялостна стратегия за сигурност – гъвкава и динамично променяща се, за да работи ефективно. Тя трябва да е изцяло персонализирана, не унифицирана, за да постига целите на Вашата компания.

Ако търсите персонализирани решения за Вашия бизнес, чрез които да съчетаете висока степен на комуникативност между служителите с минимални рискове за сигурността на фирмените данни, свържете се с нас. Имаме какво да Ви предложим!