Комуникацията преди всичко

Екипът на Geletron има дългогодишна практика в изграждането, поддържането и управлението на IT системи. За нас всяко решение е не просто последователност от технически стъпки, а внимателно подбран микс от услуги, който далновидно да обезпечи нуждите на конкретния клиент в момента и за време напред.

От всекидневната ни и много разнообразна работа избираме да Ви представим поредица от емблематични случаи, за да си представите по-ясно що е то „IT решения“. Ако пък се припознаете по редовете, значи е време за положителна промяна. На Ваше разположение сме да я направим заедно.

Визитка на клиента

Клиентът, за когото изпълнихме това решение, е производител на електрозахранващи системи от възобновяеми източници. Фирмата е с 30-годишен международен опит, като оперира и на българския пазар. Носител е на редица награди за иновации, като последната е на Forbes от 2020 г. Има реализирани проекти на почти всички континенти, предимно на места, където електрическата енергия е скъпа или липсва – Близкия Изток, Азия, Африка.

IT проблемът

Проблемът, пред който бе изправена компанията, касаеше комуникацията в най-обхватния й смисъл. Конкретните нужди произтичаха от естеството на работа на един от основните отдели във фирмата – Бизнес развитие и търговска дейност.

Служителите в него непрестанно общуват по различни канали с контрагенти и клиенти от различни държави, организират пътувания и съгласуват съвместни дейности. Голяма част от партньорите им използваха за бизнес комуникация Skype for Business. Той позволява провеждането на онлайн срещи със синхронизиране на графици и действия между участниците. Ако обаче някоя от страните не използва приложението, както в конкретния случай с нашия клиент, практически, координацията и екипната работа, особено на международно ниво са трудно осъществими.

Друга особеност, която изискваше своевременно IT решение бе имейл системата. До момента компанията използваше споделен хостинг, предоставян от компанията, ангажирана с хостинга и на фирмения уебсайт. В такива случаи се споделя общо място за съхранение на данни. Това е добро и евтино решение, което обаче е съпътствано и от някои недостатъци, например, общото споделено пространство между всички пощенски кутии е ограничено; има относително ниско ниво на сигурност; невъзможно е комбинирането с други онлайн услуги, които съвременният бизнес изисква.

Решението

Трябваше да предложим оперативно, обективно и обосновано решение с нужното съотношение между приемственост и иновативност.

Направихме одит на текущите услуги, които компанията използва. Анализирахме нуждите, като взехме предвид и плановете за развитие. Отправна точка бе необходимостта от по-надеждна комуникация от гледна точка на IT – и за коментирания търговски отдел, и за служителите от други отдели като Администрация и Счетоводство, а също и за мениджмънта.

Тъй като компанията вече използваше на абонаментен принцип Microsoft Apps for Business, предложихме комбиниране на съществуващите лицензи за офис приложенията с онлайн услугите на Майкрософт 365. Препоръчахме пакета Microsoft Business Standart, който предлага по-добро съотношение между качество и цена за конкретния случай. Така компанията придоби възможност да въведе допълнителни апликации като тази за имейл администриране – Exchange Online, а също така Teams, Sharepoint, One Drive и др.

За да въведем в експлоатация новия пакет, задължително условие бе при миграцията да запазим всички стари данни – имейл комуникацията на всяка пощенска кутия, контактните листи и съществуващите архиви.

Процесът премина през няколко фази – планирахме акаунтите към новия пакет, като направихме списък на всички участници, закупихме лиценците към по-високия пакет на Microsoft, за да имаме на разположение допълнителните услуги, създадохме новите пощенски кутии на сървъра на доставчика и започнахме плавно текущата миграция. Интегрирахме новите пощенски кутии към вече съществуващите, за да ги синхронизираме. „Оборудвахме“ ги с цялото съдържание, натрупано до момента. Направихме, разбира се, текущи проверки, както и индивидуални настройки на всеки отделен служител. Буквално инспектирахме всеки от компютрите, за да извършим всички допълнителни настройки. Така стигнахме до последния етап – финална проверка и тестове на всички функционалности. Тази последна стъпка направихме в неработен ден, за да елиминираме евентуални пречки в комуникацията на компанията.

Практически, за ползвателите нямаше разлика от гледна точка на съдържанието, но пък разликите откъм надеждност и повече пространство за данните бяха в тяхна полза. Другата придобивка бяха услугите Teams и Skype for Business през индивидуални акаунти. Така всички вече можеха да синхронизират виртуалните си срещи със своя личен работен график. Exchange Online предлага възможност за персонализиран, както и за общ календар на ангажиментите, общи и индивидуални адресни книги.

От гледна точка на сигурността, активирахме многостепенна верификация на всеки акаунт. Така при влизане в профила или използване на имейл, е необходима верификация през код, получен на телефона. Настроихме филтри за spam и злонамерени съобщения. С новия пакет се генерира статистика за активността на всеки потребител – брой получени и изпратени имейли на дневна, месечна и годишна база.

Имейлите и офис пакета се управляват от едно и също място, което носи ползи от административна гледна точка.

След извършване на тази миграция, във времето сме имали различни опити за пробив в системата – хакерски атаки, fishing имейли с цел да компрометират защитата на компанията, но всички те бяха прихванати своевременно. Вече 2 години сървърите на Microsoft гарантират почти 100% надеждност на услугите – без прекъсвания, с високо ниво на сигурност и пространство на пощенските кутии.