Доверието е всичко. На работното място дава усещане за взаимност и споделени цели. На теория. Практиката навсякъде по света е изпъстрена с примери, когато фокусът на работа в една организация се изплъзва, естествено и съвсем неосъзнато, непреднамерено, в името на изкушаващи и по-приятни занимания – сърфиране в социалните мрежи, пазаруване онлайн или игри. Естествен рефлекс, върху който може да се въздейства позитивно в името на продуктивността – елегантно и с уважение към приоритетите. Софтуерите за наблюдение на служители са измислени точно затова.

За любителите на конспирациите нека кажем, че не става дума за контрол от типа Big Brother, а по-скоро за комплексен продукт, увеличаващ степента на сигурност на мрежите и едновременно стимулиращ работния процес на служителите. Виртуозен мениджмънт с безпристрастен анализ на работния процес.

В практиката на Geletron с компании от различен тип смело можем да подчертаем, че внедряването на такива решения носи редица ползи за всички участници. Важно условие, разбира се, е това да се случи чрез съпътстващи обучения и висока информираност защо се прави и какво се постига. Споделяме и с Вас в следващите редове.

Какво представлява софтуерът за наблюдение на служителите?

Това е платформа, която проследява работата на служители на техните компютри. Компонентите за изследване могат да бъдат най-разнообразни и да се ползват за анализ в различни взаимовръзки – използване на геолокация, регистриране на натискане на клавиши, екранни снимки на определени интервали, видеозапис и дори достъп до уеб камери, инсталирани на отдалечени компютри и много други.

Основните насоки на проследяване при повечето софтуери са:

• проследяване на престоя в интернет, в т.ч. и имейли (посетени уебсайтове, време, прекарано на страници и т.н.) Много от тестваните от нас решения проследяват и регистрират в кои уебсайтове или услуги служителите отделят най-много време и кои са недостатъчно използвани. Това помага на мениджърите да решат кои инструменти и абонаменти не се използват и могат да бъдат прекратени, което оптимизира бюджета на организацията.
• записване на клавиши (записване на клавишите, които се въвеждат на клавиатурата). Мониторингът, базиран на натискането на клавишите обикновено се комбинира с предходния метод. Някои софтуери могат да обединяват натискания на клавиши и да ги синхронизират с видеозаписи, за да формират по-точна картина на дейността на служителите. В резултат на това можете да видите пълния контекст на това, което служителите са правили.

Инструментите могат да бъдат инсталирани в скрит или фонов режим, може да бъдат приложени със знанието на служителите.
Особено за големи фирми, например кол центрове, продуктите за наблюдение на служителите, инсталирани на фирмените компютри дават пълна видимост и проследимост на всички процеси. Така се формира пълен профил на всеки от служителите. Администраторите могат да сортират по скалата на продуктивността и да преразпределят задачи. Софтуерът предполага отчитането на специфики в поведението, произтичащи от позицията. Например, престоят на специалистите по продажби в социалните медии е в пряка връзка с дейността им, за HR-специалистите прекарването на много часове в LinkedIn или други сайтове за работа е ключово.

Алгоритмите за оценяване на производителността позволяват да се измерва продуктивността на хората и спрямо тяхното минало представяне, както и спрямо техни колеги на аналогични позиции. Повечето от тези решения се фокусират върху проследяването на дейностите на конкретното работното място, а не върху конкретни лица, като това не намалява степента на отговорност.

Включването на видеозаписи и предавания на живо вероятно ще е основен формат на работа и в близкото бъдеще. Пандемичната реалност обаче поражда въпроси за стойността на времето и усилията на служителите, тяхната гъвкавост и лоялност към фирмата. Отговори могат да бъдат намерени чрез прилагане на съответни софтуерни решения.

Как да изберем най-добрия софтуер за наблюдение на служителите?

Има няколко основни критерия, на които да базирате решението си:

• Характеристика – Функциите са най-важната част от решението за наблюдение на служителите. Това наистина се свежда до причината, поради която искате софтуер за наблюдение на служителите. Планирате просто да ограничите определени уебсайтове и приложения за компютри във фирмената мрежа? Или искате да проследявате и записвате какво правят служителите онлайн? Търсите наблюдение на служителите, което повишава производителността или имате нужда от софтуер, специализиран в сигурността?
• Мащаб на бизнеса – Колко служители или устройства трябва да наблюдавате? Някои софтуери са създадени за екипи от само пет или десет души, докато други са предназначени за фирми със стотици или хиляди служители.
• Местоположение – Определен софтуер е базиран на облак, докато друг е локален. Ако имате дистанционно работещи служители ще Ви е нужно облачно решение.
• Цена – Всяка компания предлага софтуер по различен начин. Някои са с месечна или годишна абонаментна такса. Други лицензират софтуера за една година и в рамките на този период предоставят безплатни актуализации. След това софтуерът може да се ползва, но не в най-новата версия и функционалности.
• Лесно използване – Не във всяка фирма има IT екип и собствениците на малък бизнес често управляват софтуера за наблюдение на служителите си сами. Уверете се, че продуктът е лесен за използване и внедряване.

Повечето решения предлагат безплатна пробна версия или дори безплатен план с ограничен брой устройства. Екипът на Geletron винаги препоръчва на своите клиенти пробна версия за който и да е софтуер преди закупуване.

Популярни решения на пазара

Представяме Ви накратко характеристиките на няколко софтуерни решения за наблюдение на служителите, от водещите много класации, за да улесним избора Ви:

Teramind

Teramind е сред най-добрите решения за мониторинг на служителите, откриване на вътрешни заплахи и предотвратяване на загуба на данни. Сред основните характеристики на платформата са още анализ на потребителското поведение, мониторинг на активността, одит и съответствие. Teramind има специфични решения за дистанционно наблюдение на служителите и управление на достъпа на доставчици (можете да дадете на продавачите ограничен достъп до използването на мрежата и да видите цялата активност).

Предлагат се както облачни, така и локални решения. Индустриите, в които се прилага най-често включват технологии, здравеопазване, търговия на дребно, производство, енергетика, финанси, юридически и държавни организации.

Veriato

Veriato има “всичко, което бихте могли да поискате в това пространство”.  Предлага базиран в облак софтуер за наблюдение на служители, който записва и проследява дейности като: снимки на екрана, взаимодействие с уебсайта, електронна поща, преместване на файл, незабавни съобщения и чатове, достъп до мрежата, качване и изтегляне, използване на социалните медии, проследяване на принтера, USB устройства, търсения в мрежата. Персонализира отчетите, може да показва предупреждения в реално време, когато служител се опита да посети ограничен уебсайт или да изтегли маркирана програма.

Кражбата на корпоративни данни, неправомерно поведение и нарушения на съответствието могат да бъдат уловени и записани с помощта на този софтуер. Можете да го разположите инкогнито на Mac и Windows устройства.

ActivTrak

ActivTrak е инструмент за наблюдение на служители в облак, специализиран в измерването на производителността. Софтуерът анализира всички дейности на работното място. Получавате отчети, които помагат да идентифицирате най-трудолюбивите кадри, както и работниците, които са непродуктивни. Можете да видите и стъпките, през които служителите преминават, за да изпълняват задачи в реално време. Позволява да зададете референтни времена и за определени задачи.

Сред ключовите характеристики на ActivTrak са: блокиране на уебсайтове, мониторинг в реално време, възпроизвеждане на видео, сигнализиране на екрана, точкуване на риска, USB проследяване, аларми за активност, възпроизвеждане на екрана, отдалечена инсталация.

Предлага се с безплатен план за до трима потребители, който включва всички основни функции на софтуера.

Hubstaff

Hubstaff е идеален избор за управление на отдалечена работна сила. Някои от най-добрите характеристики на наблюдението на служителите на Hubstaff включват: проследяване на времето, местоположение, онлайн разписания, GPS проследяване, измерване на производителността, подробни доклади.

Hubstaff можете да проследява URL и активността в приложенията, както и нивата на активност въз основа на използването на клавиатурата и мишката на всяко устройство.

Има мобилно приложение, което позволява отчетност в движение.

Често се използва в индустрии като почистване, строителство, консултации, недвижими имоти, здравеопазване, агенции, професионални услуги и свободна практика.

InterGuard

InterGuard е сред най-добрите решения за подобряване на сигурността. Основните му характеристики могат да се групират в 4 направления:  производителност на служителите, загуба на данни, облачен контрол, вътрешни разследвания.

Решението е много подходящо при работа с чувствителни данни. Софтуерът е проектиран активно да реагира на заплашителни ситуации. Можете да блокирате или да докладвате за изпращане на поверителни данни чрез имейл и уеб формуляри. Има и функция за дистанционно изтриване на файлове. Ако лаптоп, съдържащ чувствителни файлове, бъде откраднат, може дистанционно да изтриете всички файлове или папки.

StaffCop

StaffCop попада сред решенията, които са почти „всезнаещи“ в дълбочината на мониторинга, автоматизацията и изчерпателните данни. Осигурява проследяване в реално време, анализ на ефективността и предотвратяване на загуба на данни. Предназначен е да спомогне за повишаване на мотивацията на служителите на работното място. Подходящ за собствениците на малък бизнес.

Някои от най-добрите функции на StaffCop Standard включват: запис на екрана, регистрация на натискане на клавиш, мониторинг на социални мрежи, кодирано наблюдение на трафика, мониторинг на незабавни съобщения и чат, търсене на ключови думи за проследяване, мониторинг на файлове и папки, мониторинг на имейл, Skype, уебсайтове. Можете да блокирате действия и достъп до конкретни уебсайтове, приложения или устройства (като USB памет).

Още решения за наблюдение на служители?

Добавяме и платформи като Workpuls, Desktime Pro, VeriClock, Controlio, DeskTime, Workplus, SentryPC, Time Doctor, на които също си струва да обърнете внимание.

 

Ако имате нужда от специализирана консултация или искате да закупите конкретен продукт, не се колебайте да ни попитате. Интегрираме най-добрите възможности за малкия и среден бизнес.