Форматът на дистанционна офис работа и свързаните с това почти принудителни нововъведения поставиха нови въпроси, особено пред малкия и среден бизнес. В IT средитe 2020-a ще бъде запомнена с промяната в начина, по който се прави бизнес. Научените уроци, съчетани с икономическа нестабилност се очаква да влияят на технологичните разходи и занапред. 76% от бизнесите посочват пандемичната криза като катализатор за фундаментални промени в дългосрочните планове за IT разходи. При това космически на фона на предишни години. И както повтарят астролозите, в ерата на Водолея комуникациите и технологиите ще стават все по-важни. Но без значение дали звездната карта ни вълнува, чисто икономическите прогнози в световен мащаб вещаят ускорена дигитална трансформация, водеща до неизбежни инвестиции в мерки за сигурност от всякакъв характер. Колкото и различни да са те за всяка компания, все пак става дума за комбинация от техника, софтуер и цялостни решения.

Можете да разчитате на екипа на Geletron за експертни консултации, които отразяват профила на Вашата фирма и степенуваните по важност нужди. Преди това обаче, да започнем с насочваща информация по темата.

Основни критерии, на които се базират IT инвестициите

Пандемията вече създаде тенденция на инвестиране в цифрови решения и тази динамика не бива да се губи през 2021 г. Смята се, че в световен план разходите за IT ще нараснат до 3,8 трилиона долара, което определено е сериозна възходяща тенденция. Повече организации осъзнават значението на инвестирането в новите технологии и бързат да намерят подходящите интеграции.

Преди всичко, разглеждайте разходите за IT като инвестиция, а не просто като необходим набор от инструменти, които да предпазват или да позволяват комуникация. Важно е тя да отговаря на тези принципни критерии:

Удобство – миграцията към облак се оказа решението в ситуация на дистанционна работа. А на Вас харесва ли Ви? Много фирми вече успяха да оценят базираното в облак съхранение като по-просто, по-стабилно и далеч по-сигурно, отколкото локалното поддържане на данни.

Надеждност – гарантира я разумният план за архивиране и възстановяване. При злополучно събитие, например атака на рансъмуер, надеждният архив ще помогне да преминете през това предизвикателство с минимални щети. Оценете честотата на архивиране и периода на запазване.

Сигурност – тя е ключова. Осигурете си надеждно, алтернативно съхранение на данните извън системата, например, в облачно базирани хранилища за данни и сигурна защита на сървърите и крайните устройства. Тогава загубите ще са сведени до минимум.

С какво да започне анализът?

Предлагаме няколко идеи, с които да започнете Вашия анализ, като например:

• Подмяна на стария софтуер – много фирми използват софтуер, който е надживял полезността си. Това е по-скоро фалшива икономия, особено в контекста на софтуерни пакети за съвместна работа, които повишават продуктивността. Приложенията на Microsoft Office 365 и инструментите за сътрудничество като Microsoft Teams, Exchange Online, SharePoint вече са включени в основния пакет, така че просто ги използвайте.
• Стар хардуер и стари операционни системи – продажбите на лаптопи сега надвишават продажбите на настолни компютри, а дори се прогнозира, че в близко бъдеще може да има недостиг на преносими компютри, както се случи през двете вълни на пандемията. Ако Вашият IT бюджет за 2021 г. включва закупуване на лаптопи, може да се наложи да действате бързо. Уязвимостите на по-стари операционни системи като Windows 7, чиято поддръжка е прекратена през 2020 г., могат да представляват опасност за бизнеса. Стратегически планирайте преход към „Съвременно работно място“ с Microsoft 365 – добър пример за цялостно решение.
• Облачни системи – те улесняват сътрудничеството и достъпа до данни, което може значително да подобри производителността. Ако част от служителите Ви работят от вкъщи или имате търговски персонал, който се нуждае от достъп до информация, докато е в движение, облачните услуги са задължителни.
• Изнесена IT поддръжка – услугата се развива паралелно с облака, при това с все по-оптимизирана цена. Предоставя възможност за персонализирана, експертна и навременна помощ.

Идеи за напреднали

• Добавете софтуерно дефинирани широкообхватни мрежи (SD-WAN), за да осигурите икономически ефективен, сигурен достъп в облака от бизнес клас – навсякъде и по всяко време. SD-WAN осигурява по-голяма гъвкавост за управление на нарастващите изисквания, като осигурява интернет връзка с отдалечени офиси, облачни приложения и облачни сървъри.
• Интегрирайте базирани в облак унифицирани комуникации (UC). Комбинирайте познатите функции за глас и унифицирани съобщения, използвани на работното място. Функциите на UC включват незабавни съобщения, видео и уеб конференции, запис на разговори и инструменти за екипно сътрудничество. Тъй като услугите се управляват от софтуер, наличните функции на UC са силно персонализирани.
• Активирайте многофакторното удостоверяване (MFA) по отношение на публичния достъп на Вашия сайт или в облака. MFA е евтина, ефективна мярка за предотвратяване на някои от най-често срещаните кибератаки. Ползвайте MFA, когато свързвате дистанционно работещи служители чрез VPN.
• Не на последно място, помислете за включване на Voice over Internet Protocol (VoIP) решения в бюджета си за 2021 година. С VoIP всеки лаптоп или смартфон може да се превърне в офис телефон. Това позволява на служителите, които работят от вкъщи, да общуват безопасно, без да използват личните си телефонни номера.
• С обучение и добра информираност на служителите могат да бъдат избегнати фишинг атаки или рансъмуер, а това да предотврати пробив във фирмените данни. През 2020 г. се наблюдава значителен ръст във фишинг атаките. Това, съчетано с нарастващата сложност на тези атаки прави обучението за повишаване на осведомеността изключително важно за защитата на критични данни.

Планиране на бюджет за IT

Планирането на стабилен, но същевременно достъпен IT бюджет е и предизвикателство, и необходимост. Поддържането на текущ план за непрекъснатост на бизнеса вече е възприета парадигма. Подценените разходи и срокове могат да предизвикат нежелани смущения и да създадат ненужни рискове. Все пак, това не означава, че всеки бизнес трябва да инвестира огромни суми в своята IT инфраструктура.

Преди да вземете решение за IT бюджет, трябва да сте наясно какво искате да постигнете чрез своите системи. В този смисъл, всеки бизнес е уникален и изисква внимателен анализ на нуждите. Ето базовите пера, с които да започнете да оформяте бюджет за IT:

• Лицензионни такси, като абонаменти за Microsoft и друг софтуер
• Такси за домейн, хостинг или колокация на сървъри
• Такси за доставчик на IT услуги или разходи за вътрешнофирмено IT звено
• Системи за управление на съдържанието, ресурсите и отношенията с клиенти – CMS, ERP, CRM
• Безжични системи, като базирани на облак решения за съхранение
• Закупуване и поддръжка на хардуер – тук разходите са предвидими от гледна точка на ценови и гаранционни параметри. Когато купувате нова техника, гледайте на нея с перспектива.

Отговорете си на някои въпроси свързани със средносрочния Ви план за развитие: Колко важна е IT за Вашата дейност? Какъв е Вашият растеж? Какви промени преживяхте до момента? Каква е толерантността към риск при Вас – минути, часове? После смятайте, консултирайте се, информирайте се.

Прецизното формиране на IT бюджет изисква добро разбиране на технологиите, внедрени във Вашата компания и как те функционират. Дори да смятате, че сте взели под внимание и най-малките подробности, бюджетът Ви трябва да е гъвкав. Може да сте предвидили закупуването на 20 нови компютъра, но какво би се случило, ако основният ви сървър неочаквано излезе от строя?

В настоящата ситуация се прогнозира малките и средни предприятия да инвестират около 6-7% от приходите си за IT. Сумата, която Вие искате да разпределите за IT зависи от много фактори. Повечето малки и средни предприятия трябва да преценят ползите от включването на нови технологии, както и потенциалните рискове за растеж при неправилно приложени мерки. Ако се занимавате с електронна търговия, Вашите IT решения ще се различават от тези, на застрахователна компания. Бизнес с 3 или 4 служители ще има значително по-малко IT разходи от този с 50, 60 или повече.

Реализъм в IT бюджетирането е задължителен и трябва сериозно да се придържате към него. Уверете се, че разполагате с достатъчно средства, за да се грижите напълно за Вашите информационни системи. Не бива да прекалявате с инвестициите в тази посока, както и не бива да изоставате от света. Ние сме готови да Ви помогнем с идеи за цялостни или частични решения, а после да ги изпълним за Вас. На база на досегашния ни опит вярваме, че можете да ни се доверите.